7 dicas valiosas para a gestão de processos

Por PRASABER

7 dicas valiosas para a gestão de processos

Gestão de processos, nos tempos em que vivemos, significa muito mais do que simplesmente conseguir tocar um projeto de um jeito competente. Quando falamos sobre esse assunto, queremos abordar a capacidade de entender os caminhos que são percorridos até que uma tarefa seja realizada. Por isso, gerir um processo, significa administrar esse caminho, sempre tentando fazer com que ele fique mais curto e mais fácil de ser atravessado. 

Quem tem vontade de ocupar uma posição de liderança, precisa estar sempre focado nessa busca pela melhoria dos processos. Tanto que construir e gerir processos já são encarados, no mercado de trabalho, como importantes skills. Daquelas que são capazes de ser o seu diferencial, na hora de procurar uma nova vaga de trabalho ou brigar por uma promoção. 

Para te ajudar a melhorar as suas skills de gestão de processos, criamos esse conteúdo. Nossa ideia é te dar dicas fáceis, daquelas perfeitas para serem aplicadas no nosso dia a dia, sabe? Então, dá uma pausa no que você está fazendo e vem aproveitar esse conteúdo com a gente. São só alguns minutos, que podem te ajudar a dar o próximo passo na sua carreira!

Na real, o que significa “processo”?

Antes da gente focar nas dicas, bora falar um pouco mais sobre o significado do termo “processo”? Esse é um daqueles termos que não param de ser repetidos em ambientes corporativos, mas muita gente não sabe ao certo o que significa. Processos podem ser considerados métodos ou receitas. É o passo a passo que deve ser seguido para que uma tarefa seja executada. 

Você pode se perguntar: mas se o significado é tão simples, por que ele recebe tanta importância? Basicamente, porque se o processo for bem desenhado, o tempo para a execução de uma tarefa pode diminuir e, consequentemente, o custo da tarefa. Mas não é só de questões financeiras que estamos falando, até mesmo a produtividade e satisfação de um time podem ser influenciados pelos processos. Pronto, agora que já passamos pelo significado do termo, podemos seguir para as dicas. 😉

Aprenda a melhorar a gestão de processos da sua equipe!

Chegamos no recheio do bolo, naquela parte que todo mundo espera! Vamos as dicas:

 1 – Mapeie todos os processos que existem na sua área

É muito comum que alguns processos existam sem que tenham sido registrados. Quando pensamos em otimizar os processos de uma equipe, área ou empresa inteira, é importante listar inclusive esses que não são oficiais.

2 – Avalie cada etapa dos processos mapeados

Depois de mapear os processos existentes, os que são oficiais e os que não são, é a hora de registrar cada passo de cada um desses processos. Vai dar trabalho? Super vai! Apesar disso, valerá a pena. Quando colocamos no papel, cada etapa de uma tarefa, conseguimos observá-las como um todo e, caso identificada a necessidade, podemos corrigir erros e aparar arestas.

3 – Estimule a comunicação entre os membros do seu time 

Em equipes muito hierarquizadas, é comum que colaboradores que trabalhem na operação não exponham suas opiniões. Esse é com certeza um dos maiores erros que podem ser cometidos quando o assunto é gestão de processos. Quem efetivamente põe a mão na massa é quem melhor pode dizer se o processo funciona ou não. Por isso, estimule a comunicação entre os membros do time e, principalmente, estimule que todos sintam-se livres para dar suas respectivas opiniões. 

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4 – Estabeleça métricas sólidas 

Quando projetos têm métricas sólidas, daquelas que realmente possibilitam acompanhar o que deu certo, o que deu errado, o que evoluiu e o que está estagnado, fica mais fácil saber quais processos precisam de revisão.

5 – Crie uma rotina de revisão de processos

Rever periodicamente os processos de uma equipe, área ou empresa é outra daquelas tarefas trabalhosas, porém, extremamente úteis. O que vai determinar o período dessas revisões é o número de pessoas disponíveis para executar o trabalho e o número de processos. Independente da frequência, é importante que os objetivos dessa equipe, área ou empresa, estejam claros e sempre lembrados a cada processo avaliado. Se o processo não contribuiu para o objetivo, ele precisa de modificações.

6 – Tenha um mantra sempre fresquinho na cabeça

Mudanças são necessárias e evitá-las pode resultar em diferentes tipos de prejuízos. Por isso, repita sempre: Um processo só precisa ser mantido enquanto outro mais eficaz ainda não apareceu!

7 – Dica extra!

Essa dica não é focada especificamente na gestão de processos, mas no seu desenvolvimento como profissional. Já ouviu falar nas metodologias ágeis. Se você já as conhece, sabe o quão relevantes elas são no mercado de trabalho. Os que ainda não a conhecem, precisam ficar a par dessas metodologias. Em ambos os casos, o nosso conteúdo Como processos ágeis podem te ajudar a conquistar a liderança pode ser muito útil!

Você está pronto para revistar a sua gestão de processos!

Depois das nossas dicas, você pode se considerar pronto para revisar a sua gestão de processos! Não perca tempo e mostre que está atento ao funcionamento da sua equipe. Tudo o que um gestor quer é poder contar com a ajuda de pessoas que pensam de maneira sistêmica e são apaixonados por solucionar problemas.

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