O que empresas e empregadores precisam saber sobre o eSocial

Entre uma parceria da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) com Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o surgimento do eSocial no ano de 2014 se deu como maneira de consolidar os bancos de dados dessas entidades, dessa forma, evitaria prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados compartilhados pelas empresas de seus colaboradores.

Agora, com importantes documentos, como a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), em uma única plataforma – o portal do eSocial, o repasse de informações entre empresas contratantes e governo fica ainda mais consistente, que era o objetivo principal do projeto.

De forma mais simples, o eSocial é uma ferramenta criada para possibilitar que as empresas cadastrem informações de seus trabalhadores e consolidem as obrigações acessórias trabalhistas, como INSS, FGTS, auxílio doença etc.

Qual o objetivo do eSocial?

A plataforma foi uma maneira de simplificar o processo de envio das informações para os sistemas do Governo Federal, reduzindo consideravelmente as burocracias existentes em cada etapa e, consequentemente, aumentando a arrecadação de tributos – uma vez que as empresas passaram a regularizar suas contratações com a facilidade encontrada.

Além disso, o site do eSocial possibilitou a redução drástica no recebimento de informações e documentos duplicados, evitando, assim, o conflito de dados trabalhistas, fiscais ou previdenciários e ainda garantindo maior fiscalização do Estado diante dos direitos do trabalhador e combatendo a sonegação fiscal.

Para quem trabalha no setor de Recursos Humanos, como fiscal ou ainda na Contabilidade, sabe que as documentações dos funcionários que devem ser compartilhadas com o governo não são poucos e a burocracia pode atrapalhar esse processo. Muitos acreditavam que o eSocial era uma nova obrigação tributária, mas saiba que ele é apenas uma forma mais fácil e ágil de cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias que já existem.

As obrigações contempladas no eSocial totalizam 15 itens, sendo obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Dentre elas, estão:

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
• Guia da Previdência Social (GPS);
• Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
• Folha de pagamento.

As obrigações que antes eram exigidas pelo Fisc, agora serão substituídas pelas compartilhadas pelo eSocial, mediante normas especificadas na plataforma. As substituições são: CAGED; GFIP; RAIS; DIRF; CAT; PPP; MANAD e Livro de registros.

As empresas que aderirem a exigência do uso da plataforma, estarão automaticamente isentas de novos encaminhamentos por outros canais, tendo que enviar em uma única vez e em um único sistema.

Faça a adequação do sistema eletrônico

Normalmente, as empresas já registram eletronicamente as informações dos colaboradores, em sistemas automatizados e com folha de pagamento atualizada. No entanto, nem sempre as soluções contratadas para essa função estão aptas para interagir com o eSocial.

Para que não ocorra nenhum problema, é importante contar com um sistema ERP – ou sistema integrado de gestão empresarial – que seja capaz de armazenar e gerar os documentos requeridos pelo sistema do governo. Vale lembrar que não é preciso ter uma ferramenta específica para utilizar a plataforma do governo, mas é preciso que o sistema da empresa esteja habilitado para a integração de dados com o eSocial.

Atualize os dados dos colaboradores

Um dos maiores problemas que o eSocial chegou para resolver foi a frequente divergência de registros empregatícios e identificação fiscal. Com dados enviados para diferentes sistemas – e, em algumas situações, por diferentes funcionários – nem sempre eram cumpridas todas as etapas, fazendo a informação ficar incompleta ou, até mesmo, errada.

Com a implantação do eSocial, todas as informações incorretas são descartadas, uma vez que são enviadas apenas para um ambiente e com um nível de detalhamento mais elevado. Por isso, é indicado manter a base de dados atualizada e solicitar aos trabalhadores que compartilhem possíveis mudanças nas informações.

Caso haja divergências, será necessário entrar em contato com o órgão responsável. Isso pode ser feito pela empresa, para determinados eventos ou pelo próprio trabalhador.

A análise e ajuste de informações devem ser feita para todos os níveis de contratação, ou seja, para estagiários, colaboradores em regime CLT, autônomos e contribuintes que estejam na base de dados da empresa empregadora.

Revise os dados

Além dos dados cadastrais e fiscais, devem ser revisitadas também todas as informações sobre cálculo trabalhista e previdenciário. Isso porque o ambiente de cadastro do eSocial exige um detalhamento maior nessa contagem e, com esse processo, é possível verificar se os impostos recolhidos estão atualizados e condizentes com a legislação ou defasados.

Também são consideradas as análises dos seguintes fatores:

• Cadastros: que são os registros para identificação dos empregados e seus dependentes, já que o sistema do eSocial apresenta novos campos de cadastro.
• Tabelas: a tabulação de cargo de cada empregado, com a exportação de processos e horários para apurar os tributos ativos e passíveis de alteração.

É importante atentar-se principalmente em:

• Duplicidade de registros na CTPS;
• Rubricas presentes sob o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS, Descanso Semanal Remunerado (DSR), 13º salário e férias;
• Horários e escalas completas de trabalho, com horário semanal;
• Cargos vinculados à Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).

Contratos

O contrato de trabalho, admissão e desligamento, e de estágio deve ser obrigatoriamente embasado na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Portanto, os documentos devem ser revisados, bem como os modelos de aviso prévio e ferramentas para a rescisão antecipada.

Atividades

Todas as atividades executadas no período da noite, insalubres ou periculosas devem ser registradas e enquadradas corretamente na identificação do colaborador. Para isso, a empresa empregadora deve fazer uma análise de risco e emitir laudos técnicos sobre o ambiente de trabalho do contrato em questão.

Dentre os pontos de atenção, estão:

• Cadastros incompletos de empregados e dependentes;
• Admissão e rescisão retroativas;
• Alterações contratuais retroativas;
• Férias em dobro não pagas;
• Ausência de pagamento do DSR;
• Entrega do CAT fora do prazo;
• Horas extras fixas delimitadas em acordo e com pagamento mensal;
• Eventos ou verbas com incidência incorreta;
• Notificações de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Descontos indevidos e/ou sem autorização prévia na folha de pagamento;
• Férias particionadas com pagamento em períodos diferentes;
• CBO com incompatibilidade de grau de instrução;
• Férias somente no papel;
• Controle de estágios;
• Fechamentos retroativos;
• Alocação de mão de obra baseada somente em notas fiscais;
• Laudos ambientais desatualizados;
• Adiantamento e pagamento extrafolha;
• Critérios de privilégios;
• Ajuda de custo de natureza salarial;
• Atestados não lançados como afastamento;
• Isenções tributárias;
• Pagamento de médias;
• Atestados retroativos;
• Trabalhadores sem vínculo ou terceirizados;
• Pagamentos fora do prazo.

• Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT);
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Insalubridade;
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Periculosidade;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).

Admissões não informadas

A contratação de um novo colaborador deve ser enviada um dia antes do contratado iniciar suas atividades na empresa contratante. Caso esse prazo não for cumprido, a empresa será penalizada, como prevê o artigo 47 da CLT, e as multas vão de R$ 3 mil a R$ 6 mil, ou ainda atingir R$ 800 por trabalhador não registrado, em caso de micro e pequenas empresas.

Afastamentos de empregados

Os afastamentos temporários dos colaboradores devem ser comunicados imediatamente pelas empresas, com possibilidade de multa estipulada pelo Ministério do Trabalho e órgão competente. Considera-se afastamento os seguintes fatores:

• Acidente;
• Doença que impossibilita sua atuação;
• Licença-maternidade;
• Férias.

Alterações de contratos ou cadastros

A modificação de contrato de trabalho e dados cadastrais do colaborador também devem ser informados, de acordo com a periodicidade em que é atualizado. Caso as informações não sejam compartilhadas corretamente, a multa pode chegar a R$ 600 por trabalhador irregular.

Comunicação de acidente de trabalho (CAT)

Os acidentes ocorridos dentro do ambiente de trabalho devem ser informados pelo empregador para o INSS, mesmo que não haja afastamento. Essa atualização precisa, obrigatoriamente, acontecer no primeiro dia útil subsequente ao acontecido, ou de maneira imediata em casos de falecimento.

Caso não seja cumprida a determinação, a penalidade varia conforme o limite máximo e o mínimo do salário de contribuição.

Exames médicos

Antes de efetivar qualquer contrato de trabalho, no seu retorno após afastamento, mudança de função ou ainda em processo demissional, o empregado precisa realizar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Caso o exame não seja gerado e registrado nos sistemas da empresa, as multas atribuídas pelo fiscal poderão variar de R$ 402 a R$ 4 mil.

Folha de pagamento

Com suas diferentes variáveis, o eSocial determina que a folha de pagamento seja enviada de maneira automatizada, uma vez que dessa maneira as chances de erro e ausência de informação é menor – ou até nula. O descumprimento ou falha no envio pode gerar multas a partir de R$ 1 mil.

Não computar a parcela do FGTS

O FGTS também é documento necessário no eSocial. Os empregadores que não calcularem a parcela ou, ainda, ignorarem o pagamento dela serão notificados e, em seguida, multados a valores que chegam a R$ 106 por colaborador lesado.

Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)

Documento que registra a exposição do colaborador a elementos físicos, biológicos ou químicos. Com o PPP, o empregado poderá contar com aposentadoria especial, dependendo dos riscos que foi exposto. Em caso do não envio das informações, o fiscal do trabalho avaliará a penalização imposta.

Relação anual de informações sociais (RAIS)

A empresa que não enviar a RAIS no prazo determinado pelo MTE estará sujeito a receber multas do eSocial no valor de R$ 425, podendo ainda ser acrescido de cerca de R$ 106 por bimestre em atraso.