Veja como priorizar tarefas com a Matriz de Eisenhower
Você tem tarefas demais para executar em um curto período de tempo? Não deixe de ler este artigo.
A tarefa de organizar as demandas e manter a produtividade em alta pode ser muito complicada quando não há um plano de gestão eficaz. É por isso que vamos te apresentar a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta essencial para priorizar a realização de tarefas.
Durante a leitura, você vai entender o método, as situações em que ele deve ser aplicado e as divisões que funcionam para a grande maioria dos adeptos. Esperamos te ajudar na gestão do seu tempo.
Vamos lá? Boa leitura!
Neste artigo você vai encontrar:
Para que serve a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta para a gestão de atividades, demandas e tarefas que pode ser aplicada em múltiplos contextos, geralmente utilizada por quem tem um grande fluxo de informações e obrigações e não consegue organizar o tempo corretamente.
Esse método foi nomeado em homenagem ao 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, que discursou em 1954 citando uma frase de um autor anônimo: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
A partir desta e de outras ideias de Eisenhower, o autor Stephen Covey desenvolveu o que se conhece hoje por Matriz de Eisenhower, que também pode ser chamada de matriz de gestão de tempo, matriz de urgência ou importância e Caixa de Eisenhower. Segundo Covey, a ferramenta ajudaria a organizar tarefas em quatro categorias principais, categorizando entre o que é urgente, pode ser feito em outro momento, pode ser feito por outras pessoas ou deve ser excluído.
Mas como isso se aplica na sua rotina? Ao longo da leitura, você vai entender como as ideias de Eisenhower e Covey podem se adaptar ao seu cotidiano e ajudar a produzir mais e melhor.
Como utilizar a Matriz de Eisenhower na prática?
O primeiro passo para entender a Matriz de Eisenhower é saber diferenciar “urgente” e “importante”, que apesar de parecerem significar a mesma coisa, devem ser considerados de acordo com as ideias de Eisenhower. Esse tipo de distinção é essencial para compreender quais tarefas necessitam de mais esforço urgente ou não.
Sendo assim, tarefas consideradas urgentes precisam de mais atenção imediata que outro tipos de tarefas. Para tanto, pode-se elencar as consequências da não realização daquela tarefa no momento imediato ou num prazo maior. Nessas horas, é aconselhável elencar todos os efeitos possíveis, inclusive psicológicos.
O que é importante, neste caso, pode não ser o que precisa de uma resolução imediata, mas que pode ser traçado para um plano mais longo. Dessa maneira, o seu tempo e sua energia serão direcionados de maneira mais eficiente.
Vamos entender melhor como organizar cada quadrante da Matriz de Eisenhower?
Faça a tarefa agora
No primeiro quadrante, você deve colocar todas as tarefas mais urgentes e importantes do seu quadro de atividades.
Para essa classificação, você deve mensurar as consequências dessa tarefa e o que faz com que ela precise ser executada de imediato, além de especificar quais suas metas a longo prazo com a realização da mesma.
É importante refletir bastante sobre a natureza das tarefas que irão pertencer a este quadrante, lembrando sempre de elencar para a urgência aquelas que causam mais estresse e terão mais impactos psicológicos caso não sejam executadas imediatamente.
Se programe para fazer depois
No segundo quadrante, você deve pensar em todas as tarefas que apesar de não serem urgentes, são muito importantes e precisam ser executadas. As tarefas que podem ser programadas para fazer depois são todas aquelas que vão afetar as suas metas em algum momento, e representam importância para o longo prazo, mas mesmo assim não necessitam de resolução imediata.
Sendo assim, você pode agendar o momento para fazer essas atividades, considerando a ordem de prioridade em comparação com o que for mais urgente e tiver maiores impactos imediatos e futuros. As tarefas agendadas só devem ser realizadas depois que todas as tarefas do primeiro quadrante já tiverem sido executadas
Delegue responsabilidades
No terceiro quadrante, você deve refletir sobre que tarefas possuem prioridade, como no caso dos outros dois quadrantes, mas não são tão importantes para as suas metas do momento ou não podem ser executadas concomitantemente com outras tarefas do primeiro quadrante.
Esse tipo de tarefa não representa algo tão pessoal para você, portanto, pode ser delegada para outra pessoa. Não significa que ela não precise ser resolvida com o máximo de urgência possível, mas que pode ser executada por um outro membro da sua equipe que tenha a sua confiança.
Delegar atividades é a melhor escolha para quem precisa aliviar a carga de trabalho sem causar prejuízos a um projeto ou a uma empresa, por exemplo. Não deixe de refletir sobre isso com todas as atividades urgentes.
Exclua a atividade
No quarto quadrante, você deve indicar todo tipo de atividade que não é nem urgente e nem importante. Se qualquer atividade não possui encaixe em nenhum dos outros quadrantes, é possível que ela seja uma distração. O mais recomendado, nesta situação, é excluir a tarefa do seu quadro de obrigações, pois essas pendências podem estar atrapalhando a realização de todas as suas metas, ocupando espaços nas agendas e na mente.
Viu como é simples se basear na Matriz de Eisenhower? Agora que você conhece esse método, não deixe de criar a sua própria matriz para organizar as tarefas mais importantes do seu atual projeto.
Dessa maneira, você vai descobrir que nem tudo o que parece urgente e importante é as duas coisas de fato. Algumas tarefas não são nem uma e nem outra! Se organizar vai fazer com que o seu fluxo de trabalho seja muito melhor.
Agora que você já sabe tudo sobre a Matriz de Eisenhower, veja também sobre:
Texto escrito por: Prasaber
