5 dicas para aumentar a sua produtividade no trabalho

Quer aumentar a sua Produtividade no Trabalho? Descubra as principais dicas para aumentar o seu rendimento.

Quando o número de demandas se acumula por conta do baixo rendimento, você pode se sentir mais cansado, sobrecarregado e ter que executar muitas tarefas num prazo cada vez mais curto. Assim, a sua produtividade permanece sempre em baixa.

Pensando nisso, preparamos esse artigo que vai te ajudar a entender o que é a produtividade e o porquê da importância de manter esse aspecto sempre em alta durante o trabalho.

Vamos lá? Boa leitura!

O que é produtividade?

A Produtividade pode assumir uma ampla gama de significados. No mundo do trabalho, podemos resumir em: fazer mais em menos tempo.

Em outras palavras, a capacidade de produzir é a de conseguir realizar mais entregas ou demandas para uma empresa, mantendo alto nível de qualidade com a menor utilização de recursos e de tempo.

Antes que pareça algo impossível, devemos considerar que esse aumento na produtividade vem através da otimização do tempo de produção, organização, definição e cumprimento de metas, delegações e outras atividades relacionadas.

É importante compreender que, apesar de se esperar que o aumento na produtividade diminua o tempo empregado em cada tarefa, o padrão de qualidade nunca deve ser menor, e por isso que as técnicas consideram manter a consistência no trabalho de cada um.

Geralmente, a produção humana se utiliza dos seguintes recursos:

• Equipamentos eletrônicos
• Energia elétrica
• Tempo
• Materiais diversos (papéis, canetas, instrumentos, etc)

Na época atual, diz-se que o tempo é um dos recursos mais preciosos, e o bom emprego desse tempo é benéfico tanto para o funcionário quanto para a empresa. A revolução digital, que facilita vários processos, também pode ser responsável pela escassez do tempo de produção.

Em se falando do mundo do trabalho, porque a produtividade é tão importante? Continue a leitura desse artigo para descobrir!

Qual a importância da produtividade no trabalho?

A produtividade no trabalho é importante para o cumprimento das metas, objetivos e oferta de serviços das empresas. Porém, pensando em você e em outros indivíduos, manter uma rotina produtiva pode ser benéfico no âmbito social e mental.

Ter uma equipe mais produtiva indica que uma empresa está melhor preparada para os desafios do mercado de trabalho, marcado pela concorrência e pela corrida pela ocupação de espaços por diferentes empresas.

Assim, empresas que conseguem reunir mais entregas, com qualidade superior e em menos tempo conseguem se destacar na atração de clientes e na produção de um modelo de relação de trabalho.

Quando se reduzem os recursos e o tempo empregado em cada tarefa, há economia para os gastos do processo de produção da empresa, com resultados muito melhores do que outros tipos de economia que impactam a cadeia produtiva.

Dessa forma, verifica-se que a produtividade no trabalho é importante em diferentes vertentes. Para a empresa, significa possibilidades de crescimento e cuidado com seus funcionários, e para os colaboradores há o ganho na esfera pessoal, com a sensação de satisfação motivadora.

Veja também: Gestão do tempo: conheça técnicas para melhorar sua produtividade

O que influencia a produtividade?

Como a produtividade pode ser influenciada? Há diversas formas de eliminar desvios e burocracias de processos, tornando-os mais simples.

Alguns indicadores podem ajudar a explicar a falta ou o acréscimo na produtividade, como:

1. Resultados da empresa – se bons, podem motivar os funcionários na direção do crescimento
2. Prazo de entregas – se justos, podem ajudar a manter uma rotina mais produtiva e constante
3. Ociosidade – se reduzida, pode ajudar a maximizar as produções em cada dia do trabalho.
4. Planejamento – se bem executado, ajuda a posicionar cada etapa da produção

Esses indicadores não são as respostas exatas de todo tipo de fenômeno que pode influenciar na produtividade, mas ajudam a entender pontos centrais para explicar os níveis de produtividade de uma empresa.

Considerando, ainda, que parte do mercado opera no sistema remoto, é importante estudar que ocasiões fomentam uma produção justa e com o tempo necessário para pensar, repensar, descansar e aprimorar.

Controlar o ritmo produtivo é uma tarefa árdua, e não se deve exagerar de modo que os funcionários não tenham condições de contribuir como o esperado. Para tanto, deve-se evitar:

1. Reuniões excessivas e improdutivas, que podem ser reduzidas a um e-mail ou conversa rápida
2. Falta de planejamento, com atividades deslocadas
3. Notificações excessivas, com desvio da atenção para outro tipo de atividade durante o expediente
4. Cobrança excessiva, com ênfase numa perfeição inexistente
5. Acúmulo de tarefas, com divisão da atenção entre demandas antigas e novas diariamente

Dessa maneira, constrói-se um ambiente mais confortável tanto para as empresas quanto para os funcionários, que podem planejar e executar suas tarefas em condições melhores e aumentar a produtividade naturalmente.

Dicas para aumentar a produtividade no trabalho

Não existe fórmula mágica para aumentar a produtividade no trabalho, já que cada função exige um tipo de entrega e cada dinâmica de trabalho é única.

Podemos, contudo, verificar algumas dicas que ajudam a aumentar a produtividade no trabalho.

Tenha uma rotina organizada

Anote seus horários, marque reuniões, planeje suas demandas para cada dia e tenha uma rotina organizada.

A organização está relacionada às características da entrega e do serviço a ser desempenhado, e algumas metodologias ajudam a elencar as tarefas que são mais ou menos urgentes em determinado momento.

Além disso, a mesa de trabalho tanto no ambiente presencial ou remoto deve ser organizada, para evitar que haja ruídos durante o expediente, ou que o excesso de bagunça atrapalhe os processos.

As formas de organização também passam por anotar e organizar tarefas, em agendas físicas ou eletrônicas, para que as atividades participem de checklists, sejam passíveis de serem cumpridas e eliminadas conforme isso aconteça.

Automatize ações

Nem sempre as atividades precisam ser realizadas de forma manual, e com o avanço da tecnologia as possibilidades de automatizar ações aumentaram. 

Dessa forma, é importante conhecer todo tipo de ferramenta que pode ser uma aliada na hora de aumentar a produtividade e automatizar ações rotineiras, principalmente quando se fala de organizar informações e garantir a qualidade nas realizações.

Alguns bancos de dados podem compilar informações a serem buscadas em poucos segundos, além de já preencher campos que podem levar uma quantidade custosa de tempo.

Além disso, para tarefas menores como avisos, e-mails automáticos e verificação de mensagens recebidas, o uso de ferramentas pode garantir que você organiza seu tempo e realize suas tarefas em menos tempo.

Veja também: Os 12 melhores aplicativos de inteligência artificial

Delegue tarefas

Nós sabemos o quão desafiador pode ser delegar tarefas, e que essa tarefa tem o potencial de se tornar mais complexa a depender da equipe de trabalho.

Delegar tarefas é essencial, apesar disso, quando há risco de sobrecarga. Um funcionário sobrecarregado não consegue cumprir as tarefas mais importantes, e a produtividade cai muito nessas situações.

Alguns métodos como a Matriz de Eisenhower podem ser utilizados nesse processo, assim, você deve:

1. Definir a importância de uma tarefa
2. Analisar o impacto da realização da atividade no aspecto individual e coletivo
3. Responder se a tarefa é essencial para alcançar algum dos objetivos de trabalho

Se a tarefa em questão não for essencial e se não tiver complexidade compatível com o tempo, ela deve ser delegada, assim, a produtividade individual e de toda a equipe pode aumentar.

Deixe de alternar tarefas

Muito se fala sobre a produtividade estar atrelada a realização de várias tarefas ao mesmo tempo, mas se sabe que esse hábito pode tornar o cumprimento das obrigações muito mais trabalhoso e demorado.

O hábito de alternar tarefas elimina uma parte significativa do tempo produtivo, causando a falsa impressão de estar fazendo mais de cada tarefa, quando no geral as entregas tendem a diminuir significativamente.

Manter o foco em uma tarefa de cada vez, evitando distrações como mensagens, vídeos e jogos, pode garantir que as tarefas sejam realizadas com mais rapidez, e que os momentos de descanso sejam essenciais para cumprir as demais tarefas.

Além disso, buscar  conforto é essencial para a realização das tarefas. Alternar demais pode ser bastante cansativo para a mente e para o corpo, e quem está muito cansado ou dolorido não consegue manter as entregas em dia. Por isso, deve-se respeitar sua capacidade de realização de atividades.

Utilize formas de comunicação variadas

Agilizar a comunicação pode economizar um tempo muito valioso e aumentar a sua produtividade no trabalho. Isso porque nos dias de hoje dispomos de aplicativos e ferramentas como o Whatsapp, de mensagens instantâneas.

Ainda assim, ferramentas dessa natureza podem acabar criando o efeito contrário ao desviar a atenção do trabalho. Por isso, ferramentas de organização de tarefas variadas garantem que a produtividade seja realmente mais eficiente, como o já conhecido e-mail ou organizações como Notion e Trello.

Se a mensagem não for urgente, já sabe: utilize formas de comunicação variadas. Você economiza tempo, mantém a atenção e ainda tem a possibilidade de evitar os desvios desnecessários que podem custar a produtividade.

E aí, você já conhecia alguma das dicas que apresentamos para aumentar a produtividade no trabalho? Não deixe de compartilhar esse artigo com membros da sua equipe ou amigos que querem produzir melhor em menos tempo.

Agradecemos pela leitura. Até a próxima!