eSocial: saiba como é feito e como consultar!
Para acompanhar a evolução do mundo, o mercado de trabalho vem passando por constantes atualizações. No setor de Recursos Humanos, Contábil e Fiscal não é diferente. Isso porque muitas ferramentas foram criadas para facilitar os processos burocráticos que existem nesses setores.
Uma delas é o eSocial, projeto do Governo Federal criado basicamente com o objetivo de modernizar o modelo nacional das relações trabalhistas e ainda unificar as informações dos trabalhadores. É um profissional que lida com os direitos entre empregado e empregador ou ainda é um estudante que pensa em seguir uma dessas áreas.
Vamos te contar o que é eSocial e qual é a sua importância no mercado. Continue por aqui!
Neste artigo você vai encontrar:
O que é eSocial?
Programa contemplado pelo Decreto 8.373, do ano de 2014, o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas – ou eSocial – é um sistema do governo de unificação de informações dos empregados e estagiários.
De forma mais simples, o eSocial é uma ferramenta criada para possibilitar que as empresas cadastrem informações de seus trabalhadores e consolidem as obrigações acessórias trabalhistas, como INSS, FGTS, auxílio doença etc.
O surgimento do eSocial
Para ficar ainda mais claro o eSocial e o que é essa importante ferramenta, vamos compreender o porquê de seu surgimento.
Entre uma parceria da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) com Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), o surgimento do eSocial no ano de 2014 se deu como maneira de consolidar os bancos de dados dessas entidades, dessa forma, evitaria prestações de contas duplicadas e inconsistências nos dados compartilhados pelas empresas de seus colaboradores.
Agora, com importantes documentos, como a Relação Anual de Informações Sociais (Rais), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip) e o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), em uma única plataforma – o portal do eSocial, o repasse de informações entre empresas contratantes e governo fica ainda mais consistente, que era o objetivo principal do projeto.
Qual o objetivo do eSocial?
Agora que você entendeu para que serve o eSocial, já deve imaginar quais são os seus objetivos, não é mesmo?! A plataforma foi uma maneira de simplificar o processo de envio das informações para os sistemas do Governo Federal, reduzindo consideravelmente as burocracias existentes em cada etapa e, consequentemente, aumentando a arrecadação de tributos – uma vez que as empresas passaram a regularizar suas contratações com a facilidade encontrada.
Além disso, o site do eSocial possibilitou a redução drástica no recebimento de informações e documentos duplicados, evitando, assim, o conflito de dados trabalhistas, fiscais ou previdenciários e ainda garantindo maior fiscalização do Estado diante dos direitos do trabalhador e combatendo a sonegação fiscal.
Para quem trabalha no setor de Recursos Humanos, como fiscal ou ainda na Contabilidade, sabe que as documentações dos funcionários que devem ser compartilhadas com o governo não são poucos e a burocracia pode atrapalhar esse processo. Muitos acreditavam que o eSocial era uma nova obrigação tributária, mas saiba que ele é apenas uma forma mais fácil e ágil de cumprir as obrigações trabalhistas e previdenciárias que já existem.
Como funciona o eSocial?
No formato de site, o eSocial é um ambiente onde as empresas interagem virtualmente – e simultaneamente – nos sistemas do governo. Com utilização obrigatória pelas empresas, ele pode ser alimentado manualmente (para micro e pequenas empresas) ou ainda integrado com o sistema de gestão (para médias e grandes empresas).
A partir do cadastro das informações, ou eventos, o eSocial já faz todas as validações necessárias. São considerados como eventos os documentos como folha de pagamento, dados da carteira de trabalho, período de admissão e demissão, entre outros. Com a validação das informações feita pelo eSocial a utilização do Programa Gerador de Declaração (PGD), para criar e transmitir os eventos do Sefip, Rais e Dirf, por exemplo, é totalmente dispensável.
Para garantir a segurança das informações e o sigilo fiscal, a plataforma oferece certificado digital para empresas com mais de dois empregados e um código de acesso para quem tem apenas um funcionário. Além da empresa empregadora, o cadastro eSocial poderá ser acessado também – e apenas – pelo empregado. Vale destacar que, fora os órgãos competentes, o empregado e a empresa empregadora, nenhuma outra pessoa, física ou jurídica, poderão ter acesso às informações enviadas e cadastradas no portal do eSocial.
Quem deve aderir ao eSocial?
Seja pessoa física ou jurídica, se for contratante de prestação de serviço que resulte em obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias, a adesão ao eSocial é obrigatória.
Isso significa que a plataforma deve ser utilizada para o controle de empegados domésticos, em caso de pessoa física, assim, é preciso ficar atento ao prazo de envio das informações. Já o eSocial empresas, deve ser considerado para qualquer porte, setor ou faturamento, seja Microempresas (ME), Empresas de Pequeno Porte (EPP) ou até mesmo Microempreendedores Individuais (MEI) – com um funcionário ativo. Nessa situação, as companhias precisam contratar sistemas que se integram ao eSocial.
Para o cadastro no eSocial, basta identificar as atividades atribuídas ao funcionário – essa etapa pode ser referenciada através da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), além dos dados de identificação, como CPF, CNPJ, NIS, PIS/PASEP, declaração de imposto de renda etc.
Quais são as obrigações reunidas no eSocial?
Agora que te explicamos o básico sobre o eSocial, portal do governo dedicado em reunir informações dos trabalhadores em um único sistema, deve estar se perguntando os tipos de documentos ou obrigações que ele substitui. São itens que antes eram entregues individualmente e, com a plataforma, passaram a ser enviados de maneira unificada e disponível on-line.
Quais são as obrigações acessórias?
As obrigações contempladas no eSocial totalizam 15 itens, sendo obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Dentre elas, estão:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Folha de pagamento.
Quais obrigações acessórias serão substituídas?
As obrigações que antes eram exigidas pelo Fisc, agora serão substituídas pelas compartilhadas pelo eSocial, mediante normas especificadas na plataforma. As substituições são: CAGED; GFIP; RAIS; DIRF; CAT; PPP; MANAD e Livro de registros.
Unificação dos envios
As empresas que aderirem a exigência do uso da plataforma, estarão automaticamente isentas de novos encaminhamentos por outros canais, tendo que enviar em uma única vez e em um único sistema.
Alteração dos prazos de envio
Tradicionalmente, as alterações da folha de pagamento deveriam ser enviadas em um prazo de até 40 dias. Com o modelo do eSocial, o prazo foi reduzido. Em caso de admissão, por exemplo, as informações do novo colaborador devem ser enviadas até um dia antes do início de suas atividades na empresa. Já para acidente de trabalho, é necessário que a comunicação seja feita no dia seguinte ou imediatamente.
Apesar do prazo ter ficado mais curto, impactando, por muitas vezes, a rotina de trabalho dos setores de Recursos Humanos e Contabilidade, a mudança tem como objetivo trazer mais agilidade, conforme as informações são compartilhadas, além de trazer rigidez ao processo, com a padronização da comunicação.
Quais os benefícios do eSocial?
Com a unificação de sistema, a consulta cadastral no eSocial ficou mais ágil e as informações passaram a ser mais concretas, evitando, assim, possíveis golpes ou sonegação fiscal. Mas, além dessa redução considerável no processo, o eSocial trouxe algumas outras vantagens para empregados e empregadores.
Vantagens para as empresas
O eSocial dá acesso ao empregador a operações mais padronizadas e com menos erros de informações. Ao aderir à ferramenta, as empresas simplificam o processo, centralizam todas as informações dos colaboradores e minimizam os riscos de erros de cálculos.
Com esses benefícios, as empresas conquistam mais segurança jurídica e também garantem que todas as informações necessárias serão compartilhadas com os órgãos públicos.
Benefícios para os empregados
Com o eSocial, todas as informações do contrato de trabalho do empregado serão registradas sem erro, como folha de pagamento, atribuições conforme consulta CBO, tipos de riscos da função etc.
Esse tipo de plataforma faz com que os direitos trabalhistas e previdenciários do trabalhador sejam garantidos e tenham total transparência nos processos. Além disso, independentemente do tempo passado, não existe risco de o profissional perder nenhuma informação da sua trajetória profissional.
Quais os aspectos negativos do eSocial
A implantação do eSocial foi pensada para trazer benefícios e simplificação nos trâmites burocráticos. No entanto, alguns desafios podem ser encontrados no processo de implementação e adaptação do sistema nas empresas, como:
Transição do analógico para o digital
No Brasil ainda existem muitas empresas que utilizam processos antigos e contam com uma administração analógica. Acostumados – e treinados – com a burocracia, pode existir muita dificuldade na transição para um sistema único e, ainda, totalmente digitalizado.
Adaptação ao sistema
Outro processo que as empresas passaram e ainda passam com o eSocial e pode dificultar a implantação é a adaptação de todos os processos internos ao da plataforma. As grandes empresas costumam contratar sistemas que já se integram ao sistema do governo, outras companhias menores mantêm o costume de compartilhar informações manualmente. Para que não seja um movimento mais complicado, é imprescindível criar um cronograma interno, para atender a todos os prazos de envio sem correria e sufoco, evitando penalizações e multas.
Preparação e implementação do eSocial
A utilização do eSocial é obrigatório desde 2018, no entanto, para que a inserção de todos aconteçam de maneira organizada, foi criado um cronograma, que contaremos como ficou estruturado mais adiante. As empresas que ainda não aderiram ao sistema, estão sujeitas a sofrerem com multas e penalizações.
Preparando-se para o eSocial
Para evitar possíveis punições, as empresas precisam se organizar internamente e receber a plataforma com a certeza de que ela será capaz de mudar não só o sistema burocrático, mas também a cultura da organização.
Estude as rotinas e características do negócio, adapte prazos de entrega e alinhe as expectativas com as equipes envolvidas no processo. Lembre-se que o sistema eSocial é de uso obrigatório e que chegou ao mercado com o intuito de facilitar todos os processos – o que pode não ficar tão claro no início da implantação.
Faça a adequação do sistema eletrônico
Normalmente, as empresas já registram eletronicamente as informações dos colaboradores, em sistemas automatizados e com folha de pagamento atualizada. No entanto, nem sempre as soluções contratadas para essa função estão aptas para interagir com o eSocial.
Para que não ocorra nenhum problema, é importante contar com um sistema ERP – ou sistema integrado de gestão empresarial – que seja capaz de armazenar e gerar os documentos requeridos pelo sistema do governo. Vale lembrar que não é preciso ter uma ferramenta específica para utilizar a plataforma do governo, mas é preciso que o sistema da empresa esteja habilitado para a integração de dados com o eSocial.
Atualize os dados dos colaboradores
Um dos maiores problemas que o eSocial chegou para resolver foi a frequente divergência de registros empregatícios e identificação fiscal. Com dados enviados para diferentes sistemas – e, em algumas situações, por diferentes funcionários – nem sempre eram cumpridas todas as etapas, fazendo a informação ficar incompleta ou, até mesmo, errada.
Com a implantação do eSocial, todas as informações incorretas são descartadas, uma vez que são enviadas apenas para um ambiente e com um nível de detalhamento mais elevado. Por isso, é indicado manter a base de dados atualizada e solicitar aos trabalhadores que compartilhem possíveis mudanças nas informações.
Caso haja divergências, será necessário entrar em contato com o órgão responsável. Isso pode ser feito pela empresa, para determinados eventos ou pelo próprio trabalhador.
A análise e ajuste de informações devem ser feita para todos os níveis de contratação, ou seja, para estagiários, colaboradores em regime CLT, autônomos e contribuintes que estejam na base de dados da empresa empregadora.
Revise os dados
Além dos dados cadastrais e fiscais, devem ser revisitadas também todas as informações sobre cálculo trabalhista e previdenciário. Isso porque o ambiente de cadastro do eSocial exige um detalhamento maior nessa contagem e, com esse processo, é possível verificar se os impostos recolhidos estão atualizados e condizentes com a legislação ou defasados.
Também são consideradas as análises dos seguintes fatores:
Cadastros
Que são os registros para identificação dos empregados e seus dependentes, já que o sistema do eSocial apresenta novos campos de cadastro.
Tabelas
A tabulação de cargo de cada empregado, com a exportação de processos e horários para apurar os tributos ativos e passíveis de alteração.
É importante atentar-se principalmente em:
- Duplicidade de registros na CTPS;
- Rubricas presentes sob o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS, Descanso Semanal Remunerado (DSR), 13º salário e férias;
- Horários e escalas completas de trabalho, com horário semanal;
- Cargos vinculados à Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).
Contratos
O contrato de trabalho, admissão e desligamento, e de estágio deve ser obrigatoriamente embasado na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Portanto, os documentos devem ser revisados, bem como os modelos de aviso prévio e ferramentas para a rescisão antecipada.
Atividades
Todas as atividades executadas no período da noite, insalubres ou periculosas devem ser registradas e enquadradas corretamente na identificação do colaborador. Para isso, a empresa empregadora deve fazer uma análise de risco e emitir laudos técnicos sobre o ambiente de trabalho do contrato em questão.
Como implementar o eSocial?
Como já te contamos, a criação do eSocial aconteceu em meados de 2014, e sua utilização nos primeiros anos era opcional. Gradativamente, o governo divulgou uma agenda de adaptação das empresas e passou a considerar a adesão obrigatória.
Foram considerados quatro grupos econômicos, assim, todas as empresas teriam tempo para adequar seus processos internos sem sobrecarregar o sistema. O cronograma do governo federal ficou da seguinte forma:
Grupo 1: empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões do ano de 2016
Datas para adesão
- Tabelas: 08/01/2018;
- Não Periódicos: 01/03/2018;
- Periódicos: 08/05/2018 (dados desde o dia 1º);
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: agosto/2018;
- Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
- SST: julho/2019.
Grupo 2: outras empresas privadas, incluindo Simples Nacional e MEIs com empregados
Datas para adesão
- Tabelas: 16/07/2018;
- Não Periódicos: 10/10/2018;
- Periódicos: 10/01/2019 (dados desde o dia 1º);
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: abril/2019;
- Substituição GFIP FGTS: agosto/2019;
- SST: janeiro/2020.
Datas para adesão
- Tabelas: 10/01/2019;
- Não Periódicos: 10/04/2019;
- Periódicos: 10/07/2019 (dados desde o dia 1º);
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: outubro/2019;
- Substituição GFIP FGTS: outubro/2019;
- SST: julho/2020.
Grupo 4 – Segurado Especial e pequeno produtor rural PF
Datas para adesão
- Tabelas: janeiro/2020;
- Não Periódicos: Resolução específica, a ser publicada;
- Periódicos: Resolução específica, a ser publicada;
- Substituição GFIP para Contribuições Previdenciárias: Resolução específica, a ser publicada;
- Substituição GFIP FGTS: Circular CAIXA específica;
- SST: janeiro/2021.
Principais eventos do eSocial
Você deve estar se perguntando o que são os tais eventos. No eSocial, eventos são todas as declarações que devem ser feitas através da plataforma, ou seja, as ações da empresa que demandam repostas dentro do sistema do eSocial.
Hoje, existem 48 eventos distribuídos em quatro grupos – eventos iniciais, de tabela, periódico e não-periódico – e neles existem regras e prazos diferentes para o compartilhamento de informações.
Eventos iniciais
Cadastro inicial do trabalhador, que deve conter informações como sua classificação fiscal e estrutura administrativa e natureza jurídica. Os dados compartilhados nessa etapa compõem a base cadastral da empresa e também serão utilizadas nos eventos periódicos e não-periódicos.
Eventos enviados nessa etapa:
| S-1000 | informações do empregador/contribuinte |
Eventos de tabela
Complemento ao evento inicial, essa etapa deve ser preenchida imediatamente após a primeira. Nela, devem estar presentes todas as informações que contextualizam a relação da empresa e empregado.
Vale destacar que as informações dos eventos de tabela devem estar minuciosamente atualizadas e, caso haja alguma alteração ou ajuste, é necessário enviar os dados corretos com retificação.
Eventos enviados nessa etapa:
| S-1005 | tabela de estabelecimentos, obras ou unidades de órgãos públicos; |
| S-1010 | tabela de rubricas; |
| S-1020 | tabela de lotações tributárias; |
| S-1030 | tabela de cargos/empregos públicos; |
| S-1035 | tabela de carreiras públicas; |
| S-1040 | tabela de funções/cargos em comissão; |
| S-1050 | tabela de horários/ turnos de trabalho; |
| S-1060 | tabela de ambientes de trabalho; |
| S-1070 | tabela de processos administrativos/judiciais; |
| S-1080 | tabela de operadores portuários. |
Eventos periódicos
São as informações que contam com datas de envio recorrente e fixo, como folha de pagamento, por exemplo. Essa etapa deve ser preenchida até o dia sete do mês seguinte ou o último dia útil do mês.
Eventos enviados nessa etapa:
| S-1200 | Remuneração de trabalhador vinculado ao regime geral de previd. Social; |
| S-1210 | Pagamentos de rendimentos do trabalho; |
| S-1250 | Aquisição de produção rural; |
| S-1260 | Comercialização da produção rural pessoa física; |
| S-1270 | Contratação de trabalhadores avulsos não portuários; |
| S-1280 | Informações complementares aos eventos periódicos; |
| S-1295 | Solicitação de totalização para pagamento em contingência; |
| S-1298 | Reabertura dos eventos periódicos; |
| S-1299 | Fechamento dos eventos periódicos; |
| S-1300 | Contribuição sindical patronal. |
Eventos não periódicos
Ao contrário do evento anterior, essa etapa não conta com datas determinadas e nem pré-definidas, variando de acordo com o tipo de informação.
Eventos enviados nessa etapa:
| S-2190 | admissão de trabalhador – registro preliminar |
| S-2200 | cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador |
| S-2205 | alteração de dados cadastrais do trabalhador |
| S-2206 | alteração de contrato de trabalho |
| S-2210 | comunicação de acidente de trabalho |
| S-2220 | monitoramento da saúde do trabalhador |
| S-2230 | afastamento temporário |
| S-2240 | condições ambientais do trabalho – fatores de risco |
| S-2241 | insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial |
| S-2250 | aviso prévio |
| S-2260 | convocação para trabalho intermitente |
| S-2298 | reintegração |
| S-2299 | desligamento |
| S-2300 | trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – início |
| S-2306 | trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – alteração contratual |
| S-2399 | trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário – término |
| S-2400 | cadastro de benefícios previdenciários – rpps |
| S-3000 | exclusão de eventos |
| S-5001 | informações das contribuições sociais por trabalhador |
| S-5002 | imposto de renda retido na fonte |
| S-5003 | Informações do FGTS por trabalhador |
| S-5011 | informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte |
| S-5012 | informações do irrf consolidadas por contribuinte |
| S-5013 | Informações do FGTS consolidadas por contribuinte |
Alguns eventos dependem da declaração de outros para serem compartilhados, portanto, é preciso se atentar para a ordem de envio das tabelas. Para te ajudar com isso, preparamos um cronograma para você entender como as etapas devem ser seguidas.
Pontos de atenção para as empresas
Todas as informações que passamos até aqui devem ser analisadas com atenção e sempre revisitadas pelas empresas empregadoras. No entanto, alguns outros fatores também merecem cuidado redobrado. Confira quais são logo abaixo!
Não conformidades
Apesar de ser obrigatório, nem sempre as empresas atendem aos requisitos previstos na legislação trabalhista e previdenciária. Os motivos são variados e vão desde falta de informação, complexidade das leis e até mesmo sonegação.
A regularização das informações deve acontecer através do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), basta a empresa empregadora apresentar seu certificado digital e enviar a retificação. Vale listar e analisar item por item para, em seguida, solicitar os ajustes.
Dentre os pontos de atenção, estão:
- Cadastros incompletos de empregados e dependentes;
- Admissão e rescisão retroativas;
- Alterações contratuais retroativas;
- Férias em dobro não pagas;
- Ausência de pagamento do DSR;
- Entrega do CAT fora do prazo;
- Horas extras fixas delimitadas em acordo e com pagamento mensal;
- Eventos ou verbas com incidência incorreta;
- Notificações de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Descontos indevidos e/ou sem autorização prévia na folha de pagamento;
- Férias particionadas com pagamento em períodos diferentes;
- CBO com incompatibilidade de grau de instrução;
- Férias somente no papel;
- Controle de estágios;
- Fechamentos retroativos;
- Alocação de mão de obra baseada somente em notas fiscais;
- Laudos ambientais desatualizados;
- Adiantamento e pagamento extrafolha;
- Critérios de privilégios;
- Ajuda de custo de natureza salarial;
- Atestados não lançados como afastamento;
- Isenções tributárias;
- Pagamento de médias;
- Atestados retroativos;
- Trabalhadores sem vínculo ou terceirizados;
- Pagamentos fora do prazo.
Contratos de estágio
Dentre os contratos contemplados no eSocial, estão também os direitos do estagiário. A legislação aponta que é imprescindível um profissional experiente ou com a mesma formação acompanhar e supervisionar o trabalho do estagiário.
Além disso, o estágio profissional deve participar dos programas de segurança e saúde do trabalho, garantindo seus direitos previstos em lei.
A análise de contrato deve acontecer periodicamente e, caso o estagiário esteja cumprindo funções atribuídas a um profissional CLT, deve-se ter seu contrato cancelado ou ainda ajustado. Caso essa etapa não aconteça, a empregadora pode ser autuada e ter uma reclamatória trabalhista.
Cargos e CBO
É obrigatório informar o código da CBO no cadastro inicial do eSocial. As incompatibilidades podem acontecer entre a nomenclatura do cargo e o nível de instrução indicada na classificação. Para que isso não aconteça, é importante que a empresa empregadora avalie as atualizações realizadas na CBO, além dos documentos necessários e a compatibilidade em cada atribuição.
RAT, FAP e CNAE preponderante
As informações para a Receita Federal no eSocial possuem três critérios que precisam de atenção, são eles: Riscos Ambientais de Trabalho (RAT); Fator Acidentário de Prevenção (FAP); Classificação Nacional de Atividade Econômica (CNAE). Caso alguma dessas informações seja repassada de maneira errônea no sistema do governo federal, o empregador pode ser autuado e penalizado.
Para evitar o compartilhamento incorreto, basta consultar a Instrução Normativa da Receita Federal 971/2009, o FAP, o Decreto 3.048/1999 ou ainda solicitar alteração no Documento Básico de Entrada (DBE) – para casos da CNAE.
Saúde e segurança do trabalho
Os laudos técnicos e informações sobre possíveis riscos no ambiente de trabalho devem seguir as diretrizes e formatos impostas pelo Ministério do Trabalho. Dentre alguns dos documentos necessários, estão:
- Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho (LTCAT);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
- Insalubridade;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Periculosidade;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
Multas e sanções por não se adequar ao eSocial
Com a unificação das informações em um único sistema, o governo automaticamente cruza todos os dados compartilhados para conferir a veracidade de cada um deles. Caso o prazo de envio não seja respeitado ou ainda for encontrada alguma irregularidade, o Decreto que prevê o eSocial determina algumas multas e sanções, que podem ultrapassar o valor de R$ 180 mil. Veja algumas das obrigações e penalidades:
Admissões não informadas
A contratação de um novo colaborador deve ser enviada um dia antes do contratado iniciar suas atividades na empresa contratante. Caso esse prazo não for cumprido, a empresa será penalizada, como prevê o artigo 47 da CLT, e as multas vão de R$ 3 mil a R$ 6 mil, ou ainda atingir R$ 800 por trabalhador não registrado, em caso de micro e pequenas empresas.
Afastamentos de empregados
Os afastamentos temporários dos colaboradores devem ser comunicados imediatamente pelas empresas, com possibilidade de multa estipulada pelo Ministério do Trabalho e órgão competente. Considera-se afastamento os seguintes fatores:
- Acidente;
- Doença que impossibilita sua atuação;
- Licença-maternidade;
- Férias.
Alterações de contratos ou cadastros
A modificação de contrato de trabalho e dados cadastrais do colaborador também devem ser informados, de acordo com a periodicidade em que é atualizado. Caso as informações não sejam compartilhadas corretamente, a multa pode chegar a R$ 600 por trabalhador irregular.
Comunicação de acidente de trabalho (CAT)
Os acidentes ocorridos dentro do ambiente de trabalho devem ser informados pelo empregador para o INSS, mesmo que não haja afastamento. Essa atualização precisa, obrigatoriamente, acontecer no primeiro dia útil subsequente ao acontecido, ou de maneira imediata em casos de falecimento.
Caso não seja cumprida a determinação, a penalidade varia conforme o limite máximo e o mínimo do salário de contribuição.
Exames médicos
Antes de efetivar qualquer contrato de trabalho, no seu retorno após afastamento, mudança de função ou ainda em processo demissional, o empregado precisa realizar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Caso o exame não seja gerado e registrado nos sistemas da empresa, as multas atribuídas pelo fiscal poderão variar de R$ 402 a R$ 4 mil.
Folha de pagamento
Com suas diferentes variáveis, o eSocial determina que a folha de pagamento seja enviada de maneira automatizada, uma vez que dessa maneira as chances de erro e ausência de informação é menor – ou até nula. O descumprimento ou falha no envio pode gerar multas a partir de R$ 1 mil.
Não computar a parcela do FGTS
O FGTS também é documento necessário no eSocial. Os empregadores que não calcularem a parcela ou, ainda, ignorarem o pagamento dela serão notificados e, em seguida, multados a valores que chegam a R$ 106 por colaborador lesado.
Perfil profissiográfico previdenciário (PPP)
Documento que registra a exposição do colaborador a elementos físicos, biológicos ou químicos. Com o PPP, o empregado poderá contar com aposentadoria especial, dependendo dos riscos que foi exposto. Em caso do não envio das informações, o fiscal do trabalho avaliará a penalização imposta.
Relação anual de informações sociais (RAIS)
A empresa que não enviar a RAIS no prazo determinado pelo MTE estará sujeito a receber multas do eSocial no valor de R$ 425, podendo ainda ser acrescido de cerca de R$ 106 por bimestre em atraso.
Como evitar multas do eSocial?
Depois de tudo o que explicamos, você deve ter entendido o quão necessário é que as empresas empregadoras se preparem e estruturem seus processos considerando o eSocial como integrante obrigatório.
O eSocial nasceu com o propósito de levar mais agilidade e eficiência para os registros dos trabalhadores no Brasil, mas, para que isso aconteça, é importante redobrar a atenção nos prazos reduzidos e no envio das informações corretas. Para te ajudar, preparamos algumas dicas de como evitar multas do eSocial:
Glossário
Agora que você está um verdadeiro expert no eSocial, preparamos um Glossário com os principais termos e siglas que encontrará na plataforma ou em qualquer outro portal que aborde esse assunto.
GFIP — guia de recolhimento do FGTS e de informações à previdência social
Documento substituto do GRE (Guia de Recolhimento do FGTS), oferece informações para cadastro de remunerações dos segurados da Previdência Social.
CAGED — cadastro geral de empregados e desempregados
Determinação legal utilizada pelo MTE para acompanhar a situação atual da mão de obra em território nacional, a fim de manter uma estatística atualizada sobre a geração de emprego e desemprego no país.
RAIS — relação anual de informações sociais
Relatório do Ministério do Trabalho com informações socioeconômicas, disponibilizado anualmente às pessoas jurídicas e outros formatos de empregadores.
LRE – livro de registro de empregados
Uma obrigação acessória prevista na CLT com informações relevantes sobre o corpo de funcionários da empresa, para manter a relação empregatícia entre contratado e contratante.
CAT— comunicação de acidente de trabalho
Documento que reconhece um acidente ocorrido em ambiente de trabalho ou ainda no trajeto para a localização em que desempenhará função profissional.
CD — comunicação de dispensa
Registro oficial da empresa com o aviso de demissão de um empregado. De acordo com a CLT, esse documento pode ser emitido pelo contratado ou pelo contratante.
CTPS – carteira de trabalho e previdência social
Documento obrigatório para pessoas que prestaram, prestam ou venham a prestar um serviço profissional no Brasil. Nele, são registradas todas as informações de cargos, salários e períodos de trabalho de um colaborador.
PPP — perfil profissiográfico previdenciário
Arquivo histórico-laboral que contém informações sobre as funções do empregado na empresa contratante, como dados administrativos ou ainda resultados de monitoração biológica e ambiental.
DIRF – declaração do imposto de renda retido na fonte
Declaração tributária obrigatória por pessoas jurídicas, com dados relativos às retenções, pagamentos e créditos do Imposto de Renda retido na fonte.
DCTF – declaração de débitos e créditos tributários federais
Documento usado como alternativa da Receita Federal para coletar informações para o lançamento do crédito tributário.
QHT – quadro horário de trabalho
Material que deve ser editado conforme exigências do Ministério do Trabalho e fixado em local visível para os colaboradores. Nele, contém o horário único de um grupo de funcionários.
MANAD — manual normativo de arquivos digitais
Documento obrigatório, solicitado pela Receita Federal, onde são discriminadas informações sobre a folha de pagamento de todos os empregados de uma empresa.
GRF — guia de recolhimento do FGTS
Um guia com informações sobre funcionários e suas remunerações, para o recolhimento regular do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
CBO – classificação brasileira de ocupações
Uma relação com classificação numerativa e descritiva de funções econômicas e profissionais reconhecidas no Brasil, determinada pela Comissão Nacional de Classificação.
CNIS – cadastro nacional de informações sociais
Documento utilizado como ferramenta base para ajustes de cálculos da previdência e apuração de tempo de contribuição de um empregado.
DSR – descanso semanal remunerado
Identificação na folha de pagamento dos dias de descanso remunerado previstos em lei a todo funcionário que cumpre sua jornada integralmente sem atrasos ou faltas injustificadas.
ASO – atestado de saúde ocupacional
Documento que atesta, por meio de análise médica, se o colaborador está apto ou não para exercer as atividades profissionais indicadas no contrato de trabalho.
PIS – programa de integração social
Contribuição tributária feita pela empresa contratante previsto pela CLT, que visa depositar valores em um fundo beneficiário ligado aos seus empregados.
CNH – carteira nacional de habilitação
Documento oficial que atesta um indivíduo para a condução de veículos terrestres.
CPF – cadastro de pessoa física
Registro nacional para um indivíduo mantido pela Receita Federal.
GPS — guia da previdência social
Guia utilizado por pessoas físicas ou jurídicas para o recolhimento de contribuição social.
SPED – sistema público de escrituração digital
Sistema de administração tributária, para o recebimento de informações fiscais e contábeis das empresas para o FISCO.
PGD – programa gerador de declaração
Dispositivo disponível para download que possibilita o preenchimento da declaração do Imposto de Renda Pessoa Física.
CNPJ – cadastro nacional de pessoa jurídica
Registro nacional para uma pessoa jurídica ou empresa, junto à Receita Federal.
RFB – receita federal do Brasil
Órgão público responsável pela administração e controle de tributos federais e aduaneiro.
SST – saúde e segurança no trabalho
Conjunto de normas e procedimentos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho para empregados e empregadores, a fim de garantir um ambiente de trabalho saudável e com o mínimo de riscos possíveis.
INSS – instituto nacional do seguro social
Órgão responsável por garantir o pagamento de aposentadoria, pensão e auxílios por afastamento aos trabalhadores brasileiros contribuintes da previdência social.
